3 İşletme Belgesi Türü

İşletmeler yüzlerce farklı belge türüyle ilgilenir, ancak belgeler genellikle bilgi verici, olumsuz veya ikna edici olarak sınıflandırılabilir. Mesaj türleri üst üste gelebilir; örneğin, bir mesaj hem olumsuz hem de bilgilendirici olabilir. Neredeyse tüm işletme belgeleri, amaçlanan kitlenin gereksinimlerine uyum sağlayarak iyi niyet oluşturmak için belgenin mesajını kullanmaya çalışır. Yazarlar, izleyicinin büyüklüğü, konumu ve özellikleri dahil olmak üzere çok sayıda izleyici değişkenine bağlı olarak belgeleri uyarlar.

Bilgilendirici Belgeler

Bilgilendirici belgeler arasında finansal tablolar, bültenler, araştırma raporları, özetler, teşekkür notları ve hesap düzeltmeleri bulunmaktadır. Aktarıcılar, ne gönderildiğini açıklayan başka bir bilgilendirici mesaj biçimidir. Ekleri olan fakslar ve e-postalar genellikle aktarım mektuplarıyla birlikte gelir. Amaçlanan mesajı sağlamak için bilgilendirici belgeler ilgili ve kısa veya kısa olması mümkün değilse basit olmalıdır. Olumlu bilgilendirici belgeler, ikna edici veya olumsuz belgelerle aynı derecede iyi niyet oluşturma seviyesine ihtiyaç duymaz, ancak bilgilendirici mesajlar, hedef kitleye yönelik dikkate alınmalıdır.

Olumsuz Belgeler

Olumsuz belgeler, olumsuz bir durumu özür dilemek veya açıklamak için bir çok amaç için kullanılır. Olumsuz belge türleri arasında reddetmeler, disiplin bildirimleri, olumsuz performans değerlendirmeleri, işten çıkarmalar ve işten çıkarmalar yer alır. Şerefiye oluşturmak veya onarmak için, negatif belgelerin yazarları bilgiyi olumlu veya ikna edici olarak yeniden denemeye çalışabilirler. Yeniden bırakılan olumsuz belgelerin yazarları, olumsuz unsurların hala anlaşıldığından ve izleyicinin belgenin amaçlanan mesajını anladığından emin olmalıdır.

İkna Edici Belgeler

İkna edici belgeler, izleyiciyi yazarın bakış açısına abone olmaya ikna etmeye çalışır. Reklamlar, özgeçmişler, performans değerlendirmeleri ve fon yaratma başvuruları her tür ikna edici belgedir. İkna edici bir belge yazmak, diğer türdeki belgeleri yazmaktan biraz daha fazla strateji alabilir çünkü yazarın potansiyel izleyici itirazlarını öngörmesi ve ele alması gerekir. İkna edici belge yazarları, izleyicilere yapılan itirazları, duygulara hitap ederek ve derhal harekete geçmek için sebepler sunarak ele alabilir.

Şerefiye Binası

Diğer amaçların yanı sıra, işletme belgeleri genellikle hedef kitleyle iyi niyet oluşturuyor veya geri yüklüyor. Şerefiye, izleyiciye belge gönderenin düşünceli ve dost olduğunu bilmesini sağlar. Bu düşünce, izleyicinin belge mesajını anlama ve harekete geçme olasılığını arttırmaktadır. Belge yazarları, izleyicinin ihtiyaçlarına uyacak bilgileri düzenleyerek, olumlu bilgileri vurgulayarak, nezaket göstererek ve belgeyi işletme ve endüstri standartlarına göre yapılandırarak iyi niyet gösterir.

Tavsiye