Bordro Bilgisinin Güvenliğinin Sağlanması İçin 5 Prosedür
Bordro departmanının kritik işlevi, çalışanların hassas bilgileriyle birleştiğinde, güvenliğin önemli bir endişe kaynağı olduğu anlamına gelir. Bilginin türü ve saklanma şekli, çalışanlarınızın finansal bilgilerini, yasal sorunlarını ve kişisel bilgilerini ne kadar iyi koruduğunuz konusunda bir rol oynar.
Güvenli Fiziksel Çevre
Bordro departmanının fiziki düzeni bilgilerin güvenliğini etkiler. Kişisel bilgileri içeren belgelerin fiziksel kopyalarının her zaman kilitlenmesi gerekir. Kilitleri ile dosya dolapları bu amaç için iyi çalışır. Masaları, bilgisayar ekranlarının kapıdan veya yakınında yürüyenler tarafından görülmeyecek şekilde yerleştirin. Maaş bordrosuna giden kapıları yalnızca maaş bordrosu çalışanlarına ve yetkili yönetime erişim ile kilitli tutun. Herhangi bir belge şirket dışında saklanırsa, belgeleri yalnızca erişim personeli tarafından kilitli tutmanıza izin veren bir yer seçin.
Sınırlı Erişim
Fiziksel önlemlere ek olarak, bir şirketin bordro bilgilerine erişim için kılavuzlar oluşturması gerekir. Örneğin, bireysel çalışanlar genellikle kendi kayıtlarına erişebilir, ancak diğer çalışanlar iş arkadaşlarının bilgilerine erişemez. Her çalışanın kayıtlarına kimin erişimi olduğunu ve erişimin nasıl işlendiğini belirleyin. Belirli bir bilgiyi almasına izin vermek yerine çalışana getirin. Çalışan bordro departmanındayken gözetim aynı zamanda güvenliği korumanın anahtarıdır.
Elektronik Güvenlik Kurulması
Bordro çoğunluğu elektronik olarak ele alındığından, yazılım seçimi ve şirketin elektronik güvenliği şarttır. Bilgisayar sistemlerinizi ve veritabanlarınızı korumak için şirketinizin güvenlik duvarına ihtiyacı var. Tüm bilgisayar istasyonlarındaki parola koruması, daha fazla elektronik koruma sağlar. Güvenliğinizi yükseltmek için bilgi teknolojisi departmanı veya bağımsız bir danışmanla birlikte çalışın ve sistemin düzgün çalışmasını sağlamak için düzenli kontroller yapın.
Dış İstekleri Standartlaştırın
Bordro bilgileri için yapılan dış araştırmalar sizi potansiyel bir ihlale açık bırakmaktadır. Alacaklılar, ipotek şirketleri ve finansal çıkarları olan diğer kuruluşlar sizinle iletişim kurabilirken, gerçekte hattın diğer ucunda kimin olduğunu doğrulamanın yolu yoktur. Bir çalışanın veya maaşını almak isteyen alacaklılardan geliri doğrulamak isteyen aramalar alabilirsiniz. Bu bilgileri yazılı olarak sorgulamak için standart bir sistem oluşturun. Bir süsleme durumunda, uygun yasal kanallara uyulması gerekir. Tüm bordro çalışanlarını, çalışanlarla ilgili kişisel bilgileri serbest bırakmak için uygun prosedürler konusunda eğitin.
Bertaraf Etme İşlemi Doğru Yapın
Eldeki daha az miktarda belge ve bilgi, güvenlik ihlali için daha az olanak anlamına gelir. Mümkünse, vergi veya denetim nedenleriyle gerekli olmadıkça tutulan eşyaların sayısını sınırlandırın. Belgelerden kurtulduğunuzda, uygun bir şekilde elden çıkarılması önemlidir. Materyallerin güvenli bir şekilde parçalanmasını içermesi gereken hassas dokümanların kullanımı için kılavuzlar oluşturun.