İşyerinde İletişim Sürecine 5 Adım
Küçük bir işletme sahibi olarak muhtemelen iletişim kurmanın her gününün daha iyi bir kısmını harcayacaksınız - çalışanlarınızla, müşterilerinizle, potansiyel müşterilerinizle, satıcılarınızla ve kiminle tanıştığıyla iletişim kurarak. Bu yüzden, iletişim sürecindeki beş adımda hafızanızı yenilemeniz akıllıca bir fikir gibi gözüküyor, böylece becerilerinizi geliştirebilirsiniz. Elektrik mühendisi Claude Elwood Shannon, 1948'de bir matematik dergisindeki tüm iletişim modellerinin “annesi” olarak bilinen şeyi yayınladı. Fikirleri, küçük işletme sahiplerinin çoğu zaman işyerinde karşılaştıkları bazı çağdaş zorluklarla harmanlandı.
Bir Fikir Oluşturun
Birçok işletme sahibi için, bir mesaj için bir fikir formüle etmek beş aşamalı süreçte en kolay adımdır, çünkü bir ivme vardır. Mesaj genellikle “iyi haberler” kategorisine (“ size bir terfi veriyorum! ”) Veya çok iyi olmayan haberler kategorisine (“ Sizin kötü niyetli müşteriniz başka bir şikayette bulundu .”).
Küçük işletme sahibi için zorluk: Birinin dikkatini kullandıktan sonra, diğer konuları da masaya getirmek cazip gelebilir. Fakat mesajınızı sulandırmak ya da karıştırmakla riske atmayın; tek bir temaya sadık kalın ve odağı tek başınıza net tutun.
Mesajı Kodla ve Geliştir
“Kodlama”, bir fikri bir mesaja dönüştürmenin ya da çevirmenin bir başka yoludur. Hiç düşündünüz mü, “Ne demek istediğimi biliyorum; Sadece nasıl söyleyeceğimi bilemiyorum, ”o zaman muhtemelen kodlama adımında sıkışıp kaldınız. Birçok küçük işletme sahibinin düşündüğünden daha zor olabilir.
Küçük işletme sahibi için zorluk: Bu önemli adımla vaktinizi ayırın ve yazarların çoğu zaman yaptığı gibi, zorlu yamalar arasında yolunuzu "konuşun". Kelimelerinizi dikkatlice seçin, açık, doğrudan kelimeler ve terimler seçin. Eschew, mesajınızın alıcısını şaşırtabilecek retorik sorular sorar.
Mesaj Orta Düzeyde Dolaşıyor
Öncelikle, göndermeden önce mesajınız için hangi ortamın en uygun olduğuna karar vermeniz gerekir. Çoğu iletişim görsel veya işitsel medya üzerinden gerçekleşir. Sözlü olmayan ipuçlarıyla sözcüklerinizi destekleyebildiğiniz için, yüz yüze görüşmeyi ikinizin bir kombinasyonu olarak düşünün, amaçlarınız için ideal olabilir.
İşletme sahibi için zorluk: Ortamın bulunduğu ortamı göz önünde bulundurun. Mesajınızın doğru bir şekilde çözülmesine müdahale edebilir. Örneğin, bir ortam aşırı sıcaksa, gürültülü veya başka türlü rahatsız edici ise, seçiminizi tekrar gözden geçirin.
Alıcı Mesajı Alıyor ve Kod Çözüyor
Bunun iletişim sürecindeki en istikrarsız adım olabileceğine şüphe yok. Ve bir çalışanla veya müşteriyle yüz yüze görüşmeyi seçiyorsanız, alıcının yüzündeki kafa karışıklığı görüntüsünü gördüğünüzde bu gerçeğin farkına varırsınız.
Küçük işletme sahibi için zorluk: Odağı ait olduğu yere yerleştirmeyi unutmayın: alıcının mesajınızı yorumlamasına. (Basitçe söylemek gerekirse, sıranı aldın; şimdi onun.) Mesajı yorumlamaya, analiz etmeye ve anlamaya çalışırken, her zaman değil, sorular sorabilir. Bunu yapması için ona biraz zaman ver.
Alıcıdan Geribildirim İşlemi Sonlandırıyor
Bir mesajın doğru bir şekilde anlaşılmasını sağlamaya yardımcı olduğundan, beş aşamalı iletişim süreci için geri bildirim çok önemlidir. Yüz yüze karşılaşmalarda, derhal geri bildirim sağlanabilir ve bu da bir avantaj sunar. Yazılı bir iletişim ve cevap (örneğin bir e-postada olduğu gibi), zamanın gelmesini isteyen küçük işletme sahipleri tarafından tercih edilebilir. Ancak, gecikme potansiyeli ile yanlış yorumlanmış kelimeler ve vurgu arasında bir işletme sahibinin en iyi niyetlerini azaltabilir.
Küçük işletme sahibi için zorluk: Alıcınız anlaşmada başını sallasa bile - her zaman iyi bir işaret - ondan fayda için tekrar almasını istemek için ilave bir adım atınız. Bu, iletişim bozulmalarını hafifletebileceği için lanse edilen aktif bir dinleme becerisidir. Claude Elwood Shannon tarafından hazırlanmış değildi, ancak basit tarzını onaylamış olması muhtemel. Herkesin yanı sıra, iletişimin "basit" iki yönlü aktivitesine ne kadar engelle müdahale edebileceğini de biliyordu.