Manuel Vs.'in Avantajları Bilgisayarlı muhasebe
Teknolojide unutulması kolay bir şey var: Her zaman kullanmanıza gerek yok. Yiyeceklerinizi bir not defteri listesinden satın alabilir, GPS yerine bir kağıt harita ile nereye gittiğinizi öğrenebilir ve şirketinizin kitaplarını muhasebe programı yerine gerçek kitaplarda tutabilirsiniz. Sezgisel görünebilir, ancak birçok küçük işletme için manuel muhasebe sistemi pratik ve pratik bir seçenektir.
Kurulum ve Giriş Kolaylığı
Geleneksel bir manuel sistem tipik olarak alacaklar, borçlar ve satışlar için her biri birer defter kullanır ve ardından bu rakamları bir genel defterde birleştirir. Onları kendiniz ayarlayabilir veya bir muhasebecinin sizin için yapmasını sağlayabilirsiniz, ancak her iki durumda da öğleden sonra yapılabilir. Her şey hazır olduğunda, günlük işlemlere girmek için kapanış saatinde oturmanız ya da - tercih ederseniz - önceki günün işlemlerine girmek için ertesi sabah oturmanız yeterlidir. Muhasebeciniz muhtemelen düzenli bir şekilde yapsa ve işletmenizin ihtiyaçlarına uygun standart bir hesap ayarını değiştirebilmesine rağmen, bilgisayarlı bir sistemin kurulması daha uzun sürebilir. Hesaplar ayarlandıktan sonra, yazılımı nasıl kullanacağınızı öğrenmeniz veya bununla ilgili deneyimi olan birini işe almanız gerekir. Kağıt defterleri potansiyel olarak sizi daha hızlı bir şekilde çalışmaya başlatabilir ve bu da manuel sistemler için küçük bir kazançtır.
Hata düzeltme
Kitaplarınızdaki hataları düzeltmek söz konusu olduğunda, manuel veya bilgisayarlı sistemler için bir dava açabilirsiniz. Bir kağıt defter ile, yanlış girişleri kolayca silebilir ve üzerine yazabilir veya bunları düzeltme sıvısı ile kaplayabilirsiniz. Hızlı, kolay ve düzeltmeler açıktır. Bilgisayarlı muhasebe sistemleri, kağıt defterlerinin yaptığı gibi fiziksel düzeltmeleri ve silmeleri göstermediğinden, herhangi bir değişiklikten denetim izi oluşturmak için yerleşik korumalara sahiptirler. Bu düzeltmeleri daha fazla zaman alabilir, ancak sağlam bir kağıt izi olacak demektir.
Bir Bakışta Her Şey
Bilgilendirici raporlar ve grafikler oluşturmak, bilgisayarlı muhasebenin güçlü yönlerinden biridir, ancak bu raporları ve grafikleri oluşturmak her zaman en basit süreç değildir. Bir kağıt defter ile, ihtiyaç duyduğunuz rakamları nasıl bir araya getireceğinizi hatırlamak asla sorun olmaz. Sadece ilgili defteri geçerli sayfasına aç ve sayılar tam gözlerinin önünde. Mütevazı işlem sayısına sahip küçük bir işletme için, manuel bir sistem daha basit olabilir, ancak büyüdükçe, yazılım tabanlı bir sistemin daha güçlü raporlama özelliklerini takdir edeceksiniz.
Veri Güvenliği ve Erişim
Bir şirketin çalındığı ya da tehlikeye atıldığı hakkında bir haberi en son okuduğunuzdan beri ne kadar zaman geçti? Bir gün? Bir hafta? Muhasebe sisteminiz internete bağlıysa, bilgisayar korsanlarına karşı savunmasızdır ve hatta bağımsız bilgisayarlar bile başarısız olabilir. Verilerinizi özenle başka bir bilgisayara veya buluta yedeklemiyorsanız, başınız büyük belaya girebilir. Kağıt defterleri daha az problemli olabilir. Veri güvenliği, geceleri yanmaz ve su geçirmez bir kasada kilitlemenin basit bir meselesi olmasına rağmen, doğal bir felaket veya başka bir felaket durumunda ikinci bir kitap setini ayrı bir yerde tutmak hâlâ yerinde. Bu, manuel sistemlere küçük bir güvenlik avantajı sağlar - asla saldırıya uğramazsınız - ancak bilgisayarlı sistemlerle, yoldayken bile otomasyonun önemli bir avantajı olan muhasebe verilerinize erişebilirsiniz.
Boyut Önemlidir
Manuel muhasebe ile ilgili iki önemli konu doğruluk ve büyümedir. Numaraların defterlere manuel olarak eklenmesi ve sonra aralarına aktarılması gerektiğinde, hata potansiyeli yaratırsınız. Girişlerinizi altta yatan sayfalara kopyalayan sözde "bir yazma" sistemlerini kullanarak hataları en aza indirebilirsiniz, böylece tekrar girmek zorunda kalmazsınız, ancak hatalar yine de sürünür. Zaman başka bir faktördür. Manüel muhasebe, küçük şirketler için etkili bir cevaptır, ancak işiniz büyüdükçe, işlemlere manüel olarak girme zamanınızın artmasına neden olacaktır. Manuel bir sistem bugün sizin için en mantıklı olsa bile, geleceğe bir göz atmalı ve zamanı geldiğinde bilgisayarlı bir sisteme geçmek için bir plana sahip olmalısınız.