Belge-Yönetim Sistemi İçin Bütçeleme
İşletmeler ve devlet daireleri, basılı kopyalarını nereye gönderdiklerini takip etmelerini sağlamak için belge yönetim sistemlerini kullanır; eski kağıt belgelerin dijital kopyalara dönüşümünü izlemek; ve resmi e-postaları, PDF'leri veya power point sunumlarını saklamak ve bulmak. Ofisinizin belge akışına sipariş getirmek hem çaba hem de para alacaktır; Para ve zaman miktarını en aza indirgemek, sistemi uygulamadan önce önceliklerinizi ve ihtiyaçlarınızı belirleyin, daha sonra neye ihtiyacınız olacağını bildikten sonra bir bütçe hazırlayın.
Sistemi Planlama
1.
Önceliklerini belirle. "İnşaat Davaları" kitabı, bir belge yönetim sisteminin temel hedeflerini, bilgileri hızlı bir şekilde bulmanıza, ilgili belgeleri belirli bir projeye tanımlamanıza ve ihtiyaç duyduğunuzda basılı kopya belgeleri almanıza yardımcı olması gerektiğini belirtir. Microsoft Technet, iyi bir sistem oluşturmak için şirketinizin hangi tür belgeleri oluşturduğunu, her bir belge için hangi verileri kullanabileceğinizi, yaşam döngüsünün her aşamasında belgeleri nerede depolayabileceklerini bilmeniz gerektiğini söylüyor. Dokümanlar, organizasyonda nasıl ele alındıklarını ve kayıt tutma için yasal ve şirket gereksinimlerinin neler olduğunu
2.
Sisteminizi önceliklerinize göre planlayın. Siz ve şirketinizin belgeleri nasıl düzenlemek istediğine, bilgilerin kuruluşun bölümleri arasında nasıl paylaşılacağına ve taşınacağına, hangi belgelerin korunması ve hangilerinin korunabileceğine ve herkesle paylaşılmaması gereken belgelere erişimi nasıl kontrol edeceğinize karar verin.
3.
Belgelerle gerçekten ilgilenen insanlarla konuşun. Aklınızdan geçenlerin onlar için işe yarayıp yaramayacağını öğrenin. İtirazları varsa, itirazların makul olup olmadığına ya da sadece değişime ilgi duyulmamasına karar verin. Geçerli sorunlar görürlerse, düzeltmenin bir yolunu bulun.
Sistemi Bütçelemek
1.
Eski belgeleri elektronik forma dönüştürme başlangıç maliyetlerini değerlendirin. İhtiyaç duyabileceğiniz herhangi bir yeni bilgisayar donanımına ek olarak, eski belgeleri elektronik forma taramak, "İnşaat Davası" nın yazarlarının işaret ettiği gibi zaman ve iş gücü alacaktır.
2.
Materyallerin taşınmasında yer alan çalışma saatlerini basılı olarak fiyatlandırın. Kağıt dosyaları bilgisayara dönüştürürken daha yüksek maliyetler vardır, ancak belgeleri elle aramak, sıralamak ve analiz etmek, bilgisayarda aynı işleri yapmaktan zahmetli olarak daha fazla maliyetlidir.
3.
Hem başlangıç maliyetlerini hem de işletme giderlerini kapsayan bir bütçe oluşturun. Eğer bir bütçe limitiniz varsa ve onu aşarsanız, fonksiyondan ödün vermeden maliyetleri azaltabileceğiniz yerler olup olmadığına bakın.
Gerekenler
- Dosyalar
- evraklar
- Elektronik belgeler
- Bilgisayar sistemi
Bahşiş
- "İnşaat Davası" nın yazarları fiziksel ve elektronik belge yönetiminin her zaman belgelerdeki bilgilerin yönetimi ile aynı olmadığını söyler. Etkili bir sistem, insanların binlerce kişi arasında yalnızca bir belge bulmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda hangi belgede olursa olsun bilgi bulmalarına da yardımcı olur.
Uyarı
- Yanlış doldurulmuş dokümanlar veya sayfaların eksik olduğu kopyalar gibi hazırlıklar yapın. Bu tür hataları düzeltmek için bir plan yapın - çünkü er ya da geç olurlar.