Toplantı Gündemi Şablonu Nasıl Yapılır

Yaptığınız her iş toplantısını nasıl yöneteceğinize karar vermek veya her toplantıyı yönetmek için departman başkanlarına bırakmak, dağınıklığa ve zaman kaybına neden olabilir. Toplantı gündemini düzenlemek için herkesin kullanabileceği bir şablon oluşturun; işiniz daha verimli çalışacak ve toplantılarda daha fazlasını yapacaksınız.

Bir Biçime Karar Verin

Bir toplantı gündemi şablonu oluşturmanın ilk adımı, ne tür bir toplantı biçimi kullanmak istediğinizi belirlemektir. Basit, haftalık departman toplantıları için, yapıyı sunum yapanların sırasını belirleyerek sınırlayabilirsiniz. Daha resmi bir yatırımcı ya da yürütme ekibi toplantısıysa, toplantıya resmi bir başlangıç ​​içeren, tartışma öncesi temizlik hizmetleri içeren, bilgi sunumunu sipariş eden ve ardından bir toplama prosedürü içeren yapısal bir format kullanabilirsiniz.

Sayfanızı Kurun

Gündem şablonunuzu, toplantının tarihi, yeri ve saati için alan bırakan bir başlık ile ve farklı türde toplantılar için kullanacağınız bir şablon oluşturuyorsanız toplantının amacına yönelik bir hat ile başlatın. Şablon, ayda bir departman başkanının toplanması ya da üç ayda bir üst yönetimin toplanması gibi tek bir toplantı içinse, toplantı adını en üste yazın. Daha sonra, ana toplantı gündemi kategorilerini listeleyin. Sipariş Çağrısı, Toplantının Amacı, Sunumlar ve Toplantının Kapatılması gibi başlıkları dikkate alın. Her bölümü kimin sunacağını belirleyin.

Alt Kategorileri Listele

Ana kategoriler altında, alt kategorileri listeleyin. Sipariş Çağrısı altında, Roll Call, Tanıtımlar, Önceki Toplantı Tutanaklarının Onaylanması, Başkanın Raporu ve Sayman Raporunu içerebilir. Toplantının Amacı altında, toplantı düzenleyicileri için bu bilgileri içerecek kadar boş alan bırakın. Sunumlar altında, Eski İşletme ile başlayın ve bir toplantı düzenleyicisinin günün yeni tartışma konularını listelemesi için yeterli yer bırakın. Komite veya departmanla toplantılar yapıyorsanız, New Business ile başlayın ve her departman veya komite adını listeleyin. Son komite veya departman başlığının ardından, son toplantıdaki bitmemiş işleri gözden geçirdiğiniz Old Business'ı listeleyin. Toplantı Kapanışı altında, Eylem Öğeleri, Sonraki Toplantı Tarihi ve Erteleme listelenir.

ayrıntılar

Şablon isimleri, sunum yapanların adları, her sunumun saati ve aralar gibi ayrıntılar için yer bırakın. Gündeminiz, toplantı düzenleyicisinin toplantıyı çalışır durumda tutan bir zaman çizelgesi oluşturmasına izin vermelidir. Örneğin, gündem, toplantının sonuna kadar “Siparişe Çağrı ve arama, 9:00” ve ardından “Tanıtımlar, 9:05” ile başlayabilir. Bu, katılımcılara sunumlarını yapmak için ne kadar zamanları gerektiğini, çağrıları veya e-postaları kesebilecekleri zaman ve toplantı sona erdiğinde bilgilendirir.