İş Mektupları Yazarken Nezaketin Önemi

Müşterilerinizi ve müşterilerinizi düzenli olarak görür veya onlarla elektronik olarak birden fazla posta kodu ve okyanus üzerinden iletişim kurarsanız, resmi ticari yazışmalarınızın içeriğinin aynı kibarlık düzeyini yansıtması ve sizin takas şahsen gerçekleşiyordu.

Profesyonellik

Birisi sizinle kişisel olarak etkileşime girme avantajına sahip olduğunda, göz temasınız, dinleme becerileriniz, beden diliniz ve hatta pozisyonunuzu ve şirketinizin itibarını ne kadar ciddiye aldığınızı kendiniz sunma şeklinizi söyleyebilir. Yazılı bir mektupta, gerçek zamanlı bir konuşmanın dolaysızlığı ve mahremiyeti olmadığı için, genel tonu, ilk okuduğunda altı ay sonra olduğu kadar profesyonelliği yansıtan sürdürülebilir bir nezaket düzeyi gerektirir. Her zaman, yazışmaları başlatan soruna aşina olmayan birinin sizi ve işinizi nasıl algılayacağını düşünün.

Saygı

Kibar bir iş mektubu, alıcınıza yalnızca endişelerine duyarlı değil, aynı zamanda bu endişeleri yazılı olarak kabul etmek için zaman ayırmanın değerine inandığınızı iletir. Aslında müşteri mektupları, bireye kişisel olarak teşekkür eden ve hem yazışma tarihine hem de konuna atıfta bulunan bir cümleyle açılır. Marceau O'Neill'a göre, "Burada Olduğumu Bildiğimi Biliyorum!", Saygıdeğer Bir İletişim Çağrısı ", bir kişinin adını kullanmak kadar basit bir şey, insanların bilmediğinizi bilmesini sağlamak için çok uzun bir yol kat ediyor. sadece seni rahatsız eden yüzsüz lekeler olarak düşün. Tutumlarına, görüşlerine veya kararlarına katılmasanız bile, nezaket, bir bireyin kendini ifade etme hakkına saygı duymak ve düşmanlık ile edepsizlik ödemeyi reddetmekle ilgilidir.

berraklık

Yazışmadaki hayal kırıklıkları ya da muhabirin sizden gerçekten ne istediğini yanlış yorumladığınızda ya da muhabirin gerçekten sahip olmadığı bir bilgi düzeyi edindiğinizde ortaya çıkar. İş mektuplarındaki nezaket, çözümünü ele almadan önce problemi anlamanızın yanı sıra politikaları, prosedürleri ve uygulamaları net ve özlü bir şekilde açıklamanın bir ifadesidir. Bu, müşteriye bağlılık, samimiyet ve kibirli veya küçümsemeden bilgi verme arzusunu iletir, “Daha İyi İş Mektupları Nasıl Yazılır?” Yazarı Andrea Geffner'e tavsiyede bulunur.

Empati

Müşterilerinizin sorunlarıyla ne kadar empati kurabiliyorsanız, umdukları olmasa bile yanıtınıza ne kadar açık gelirlerse, “İş Mektupları için Mükemmel İfadeler” in yazarı Ken O'Quinn. Anlayışınızı ifade etmek, herhangi bir karışıklık veya rahatsızlıktan dolayı özür dilemek ve çözüm önerileri, müşterilerin en iyi çıkarlarını yerine getirmeye çalışmanın bir şirket önceliği olduğunu bilmelerini sağlamanın önemli bir yoludur. İnkâr ve savunuculuğa karşı, yazılı olarak saygılı bir tavır, özellikle kendi tarafınızdaki veya işinizdeki herhangi bir yanlışlık için sorumluluk almanızın merkezindedir.

takdir

İnsanlar takdir edildiklerini bilmek ister. İnsan olarak varlıklarını doğrular ve en küçük hareketin bile farkedilmediğini teyit eder. Bir müşteri sizden hiçbir şey beklemese bile, sadece patronajınızla çabalarınızı desteklediğiniz için yazdığınız minnettarlığınızı ifade etmenin verdiği nezaket, yalnızca devam eden sadakati teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda başkalarına karşı şefkatli bir tepki reaksiyonu yaratır. Yazılı kelimenin her biçiminde iyi huylu ve kibar olmanın dalgalanma etkisini asla küçümsemeyin.